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Die magische Timebox – Mit Zeitcontainern die Komplexität beherrschen

In großen und komplexen Digitalisierungsprojekten und Programmen müssen viele Termine und Meilensteine miteinander koordiniert werden. Strenges Timeboxing in allen Planungsebenen vereinfacht diese Komplexität und hilft dabei, den Überblick zu bewahren.

Ganze Terminflotten fahren durch die Ablaufplanungen von großen Projekten und wollen gemanagt werden. Wird an der einen Stelle ein Termin gerissen, bricht an einer anderen Stelle alles auseinander: Kritische Pfade verändern sich, Testtermine müssen nicht um Tage, sondern um Monate verschoben werden, teure Mitarbeiter sitzen herum, weil sie nicht mit Ihrer Aufgabe starten können. Wie kann man diese Komplexität in den Griff bekommen, die umso schwerer zu handhaben ist, je größer die Projekte werden?

Timeboxing

Scrum und andere agile Verfahren haben als zentrales Element das “Timeboxing”. Timeboxing bedeutet, dass alle Aktivitäten in festgelegten Dauern umgesetzt werden. Alle Projekte, Arbeitspakete und Vorgänge werden in feste Zeitabschnitte unterteilt. In diesen Zeitabschnitten werden dann Aufgaben umgesetzt, die in ihrem Umfang immer so geplant werden, dass sie in die Timebox passen. Nicht die Aufgabe bestimmt die Dauer, sondern die Dauer definiert und begrenzt den Umfang der geplanten Aufgabe.

Wenn man das Prinzip des Timeboxing mit einem regelmäßigen Rhythmus kombiniert, entstehen Zeiteinheiten, die wie die Container eines Frachtschiffs genormt sind und stets dieselbe Größe haben. Diese festen Zeit-Container schaffen eine extreme Vereinfachung des Managements komplexer Aufgaben und Abhängigkeiten:

Ein Container ist in seiner Größe beschränkt. Daher passt immer ungefähr die gleiche Menge an Arbeit hinein

Das verbessert die Planbarkeit und in relativ kurzer Zeit kann die Performance des Teams, die so genannte “Velocity” gut eingeschätzt und kontinuierlich verbessert werden.

Werden die Container klein genug gewählt, bleiben die Aufgaben innerhalb der Timebox immer überschaubar.

Das verhindert das Verzetteln und sorgt dafür das Lösungen innerhalb der Zeiteinheit auch fertig gestellt werden und sorgt auch dafür, dass der Arbeitsfortschritt besser mess- und erlebbar wird

Die Container werden zu Beginn der Fahrt mit Aufgaben gefüllt und “zugeschlossen”. Damit wird verhindert, dass ständig neue Aufgaben die Abarbeitung stören oder verhindern können

Das schafft als geschützter Arbeitsraum den notwendigen Freiraum für kreative Lösungen

Der entscheidende Vorteil

“Mit den “magischen Zeitcontainern” wird das erreicht, was der Transportcontainer für die Logistik erreicht hat: Mit weniger Aufwand mehr Ladung und Durchfluss zu stemmen, um Effizienz und Produktivität in eine neue Dimension zu heben.”

Jürgen Richter, Senior Consultant und
FAST Product Owner bei der Xtentio GmbH

Der entscheidende Vorteil für größere Projekte, Programme und Vorhaben ist aber: Werden die Zeitcontainer verschiedener Themen-Streams oder Teilprojekte auch noch gleich getaktet und wie auf einem Containerschiff übereinander gestapelt, erhält man fest definierte Übergabepunkte von Lieferobjekten und Ergebnissen von einem Team zum anderen. Abhängigkeiten innerhalb der Zeitcontainer sind zwar nach wie vor erlaubt, sind aber nicht mehr die Regel. Die Anzahl an Terminen, die gemanagt werden müssen, wird hierdurch effizient reduziert. Es gibt keine kleinteiligen Abhängigkeiten mehr zu managen, sondern es gibt verlässliche Übergabepunkte, an denen eine Lieferung erwartet werden kann.

Projekte in einen treibenden Beat zu bekommen – das ist das eigentliche Erfolgsgeheimnis agiler Methoden. Aber kleine Timeboxen, wie beispielsweise Zwei-Wochen-Sprints, geben keinen ausreichenden Rahmen für große Projekte und Programme.

Daher nutzen wir in unserem Framework for agile Scaled Teams (FAST) das Prinzip des Timeboxing auf allen Planungsebenen und zeitlichen Dimensionen. Das wichtigste Element dieses agilen Frameworks ist das so genannte Season Planning. In einem festen Quartalsrhythmus gibt das Season Planning einen gleichmäßigen Taktschlag vor, an dem alle Teilprojekte, Teams, Ziele, Lieferobjekte und Ergebnisse regelmäßig synchronisiert und damit beherrschbar werden. So entstehen kontinuierliches Alignment, Transparenz, Fokussierung und eine ständige Verbindung zwischen strategischen Businesszielen und operativer Umsetzung – und das auch bei vielen internen und externen Projektbeteiligten.

So schaffen wir mit einem fest getakteten, agilen Framework einen sicheren Rahmen für langfristig erfolgreiche Projekte und Programme.

Agile Projekte mit 100% Zuverlässigkeit?

Mit unserem agilen Projektframework FAST machen wir agile Digitalisierungsprojekte und Transformationsprogramme plan- und beherrschbar.

FAST Product Owner, Senior Consultant Xtentio