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Enterprise Work Management – eine Revolution der Arbeitskultur?

In vielen Büros dasselbe Bild: verlassene Räume und leergefegte Schreibtische. Fast jeder zweite Berufstätige in Deutschland arbeitet derzeit – zumindest für ein paar Tage in der Woche – von zu Hause aus*. Doch was bedeutet das für Unternehmen wie auch für deren Mitarbeiter? Und wie kann die Arbeit organisiert werden, wenn der persönliche Kontakt fehlt?

Da sitzen wir nun in unseren vier Wänden und versuchen den täglichen Spagat zwischen Homeoffice, Homeschooling und Kinderbetreuung – eine kräftezehrende Aufgabe. Homeoffice, bei vielen Unternehmen vor der Pandemie verpönt, wurde über Nacht zur einzig möglichen Arbeitsform. Aus dem Stand musste gehandelt werden, um irgendwie durch diese Krise zu kommen – ohne lange Vorbereitungszeit oder Onboarding-Möglichkeiten. Ein Sprung ins kalte Wasser für viele.

Wer nach der ersten Hektik glaubte, dass mit der Einrichtung mobiler Arbeitsplätze bereits viele Hürden gemeistert sein würden, wurde bald eines Besseren belehrt. Denn kaum war die Hälfte der Deutschen im Homeoffice angekommen, zeigten sich neue Probleme: Wie schafft man es, ohne Präsenztermine Projekte effektiv voranzutreiben und kollaborativ zu arbeiten? Wie können wir uns ortsunabhängig organisieren, ohne den Überblick zu verlieren? Auch war es für viele Arbeitgeber neu, dass Mitarbeiter ihrer täglichen Arbeit nicht mehr am Stück nachgehen konnten, sondern sich flexibel nach ihren Kindern richten mussten.

Man hatte Verständnis. Vieles wurde möglich. Doch wie wird unser Arbeitsalltag nach der Pandemie aussehen? Werden wir in alte Muster zurückfallen oder werden wir die neuen Erkenntnisse mitnehmen und eine andere Arbeitskultur in Deutschland schaffen? Der Wunsch nach einem Mix aus Präsenzarbeit, Homeoffice und flexibleren Arbeitszeiten ist auf Arbeitnehmerseite deutlich gestiegen, wobei das Bild auf der Unternehmerseite etwas differenzierter ist – je nachdem, mit wie viel Erfolg man die Herausforderungen des dezentralen Arbeitens gemeistert hat.

Und was bringt EWM für mein
persönliches Aufgabenmanagement?

Mit Enterprise Work Management können Sie Ihr ganz persönliches Aufgabenmanagement so strukturieren, dass es Ihren Bedürfnissen optimal entspricht. So schaffen Sie Übersichtlichkeit über Ihre persönlichen ToDo‘s. Es eliminiert 99 % aller Lücken, damit Sie nichts mehr vergessen, übersehen oder Fristen verpassen.

Sie können ToDo-Listen erstellen und sie nach Ihren persönlichen Präferenzen sortieren. Sie können aber auch Aufgaben bestimmten Themen zuweisen, um für jeden Bereich die anstehenden Aufgaben auf einen Blick sehen können.

Enterprise Work Management entfaltet sein Potenzial vor allem dann, wenn viele Menschen zusammenarbeiten. Durch die Nutzung im Team reduzieren Sie den Kommunikations- und Koordinationsaufwand erheblich.

Sie können erkennen, welche Aufgaben welchen Teammitgliedern zugewiesen sind und haben einen Überblick über alle Termine. Sie können Aufgaben in Workflows organisieren, Ihren Teammitgliedern zuweisen, sie bearbeiten oder kommentieren und erhalten Benachrichtigungen, sobald sich der Status einer Aufgabe ändert.

Wir als New-Work-Company profitierten in dieser Situation davon, dass bei der Xtentio bereits seit Jahren Homeoffice-Möglichkeiten und flexible Arbeitszeiten die Regel sind. Ohne Ausfall und mit wenig Aufwand zogen alle Mitarbeiter ins Homeoffice um. Dezentrale Online-Tools zur Aufgabenverwaltung, dem Arbeits- und Zielmanagement sowie zum kollaborativen Arbeiten waren bereits vorhanden, denn schon vor Corona hatten wir ein nachhaltiges und gut funktionierendes Enterprise Work Management aufgebaut.

“Enterprise Work Management-Lösungen wie Asana oder Monday schaffen schon in kurzer Zeit die ersten Mehrwerte für das Unternehmen.”

Heiko Süthoff, Chief Strategy Officer Xtentio GmbH

Aber was meint Enterprise Work Management (abgekürzt EWM) überhaupt? Im Grunde beschreibt es Regeln, Prozesse und Lösungen, mit denen unternehmensweit die gemeinsame Arbeit an Projekten organisiert werden kann. Eine zentrale Herausforderung der „Remote Work“ ist die tägliche Abstimmung von Zielen, Kapazitäten und Aufgaben, denn unsere Art zu kommunizieren ändert sich radikal, wenn Teammitglieder nicht mehr vor Ort zusammenarbeiten. Im Büro hat jeder die Möglichkeit, Kollegen „by walking around“ zu briefen, ihnen Aufgaben zuzuteilen und sich über den Stand von laufenden Projekten zu informieren. Sobald aber die Mitarbeiter nicht gemeinsam anwesend sind, wird dieser ungeordnete Informationsfluss zu einer Dauerbelastung: Anrufe, Videomeetings, Chatverläufe, E-Mails, Reports, Protokolle etc. Je größer das Team, desto geringer wird die Produktivität, wenn die Nachrichtenflut ständig von der eigentlichen Arbeit ablenkt.

In einer dezentralen Organisation dient das Enterprise Work Management daher dem Zweck, diese Kommunikations- und Koordinationsaufwände sinnvoll zu reduzieren. Aufgaben, Informationen und Ziele werden zentral organisiert und für alle Beteiligten transparent. Jeder Mitarbeiter hat dabei Zugriff auf seinen persönlichen Bereich innerhalb der EWM-Lösung und sieht seine anstehenden Aufgaben, die er in einer To-do-Liste managen kann. Er sieht aber auch, wie seine Arbeit auf die gemeinsamen Ziele einzahlt – Abhängigkeiten werden visualisiert, und das große Ganze wird für jedes einzelne Teammitglied transparent.

Unser Enterprise Work Management setzen wir inzwischen für alle internen Prozesse und die Steuerung unserer Kundenprojekte ein. Es ist unser zentraler Ort für das Aufgaben- und Zielmanagement geworden, den wir nicht mehr missen wollen. Hinzu kommt, dass die gängigen Lösungen am Markt einen großen Wert auf gute Bedienbarkeit legen – selbst Kollegen und Kunden ohne große IT-Affinität haben innerhalb kurzer Zeit die wesentlichen Funktionen kennen und schätzen gelernt.

Enterprise Work Management –
unsere Erfahrung aus der Praxis

Möchten auch Sie Ihr Unternehmen mit einem gut funktionierenden Enterprise Work Management in die Zukunft bringen? Dann profitieren Sie von unserer Erfahrung. Wir zeigen Ihnen gerne, wie Sie eine auf Ihre Organisation perfekt zugeschnittene Lösung finden.