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Die RACI-Matrix: Verantwortungen klar und einsehbar

Mit der Verantwortung ist das immer so eine Sache. Mal kommt sie einem gelegen, mal möchte man sie gern abgeben. Welches Szenario auch immer im konkreten Fall auftritt, klar ist – sind Verantwortlichkeiten nicht eindeutig geregelt und vergeben, kommt es zu Konflikten. Prozesse geraten ins Stocken oder müssen im schlimmsten Fall sogar gestoppt werden. Als Konsequenz stellt sich häufig die unbequeme Frage:

Wessen Aufgabe war das?

Eine solche Fragen stellt man im Unternehmen ungern, denn das bedeutet meist, dass ein Prozess nicht läuft wie geplant oder ein Ziel nicht wie erwartet erreicht wurde. Eine klare Zuordnung von Verantwortlichkeiten ist daher vor allem in großen Prozessen oder Projekten mit vielen Beteiligten essenziell. Doch auch das ist manchmal nicht so einfach. Was also tun, um alle relevanten Stakeholder gut abzuholen und gleichzeitig für eine strukturierte Durchführung von Prozessen und eindeutige Verantwortlichkeit zu sorgen?

Die RACI-Matrix bietet eine einfache Lösung dieses Problems.

RACI beschreibt eine Darstellungsform von Verantwortlichkeiten, die in Prozessen oder Projekten schnell einen Überblick verleiht und als Basis für weitere Definitionen genutzt werden kann. Das Akronym RACI steht hierbei für die verschiedenen Ausprägungen der Verantwortlichkeit. Die Buchstaben beschreiben diese mittels der Adjektive:

R = Responsible:

  • eine Person, die verantwortlich für die Durchführung ist (auch wenn sie die Durchführung nur initiiert).
  • Sie kann dabei die disziplinarische Verantwortung tragen und auch eigenständig über Dinge entscheiden.

A = Accountable:

  • eine Person, die die Kosten- bzw. Gesamtverantwortung trägt.
  • Sie gibt daher oft Kosten bzw. Projekte frei und ist im kaufmännischen und/ oder juristischen Sinne rechenschaftspflichtig.

C = Consulted:

  • eine Person, die nicht aktiver Teil der Bearbeitung einer Aufgabe ist (jedoch aufgrund ihrer Kenntnisse und Erfahrungen herangezogen/ befragt werden sollte).

I = Informed:

  • eine Person, die über eine Tätigkeit, deren Fortschritt oder Ergebnis informiert werden muss.

Responsible, Accountable, Consulted, Informed – und nun?

Um Verantwortlichkeiten klar erkennbar zu machen, hilft die Matrix mit zwei Dimensionen.

RACI leer

Dimension 1: Tasks – Was muss erledigt werden?

Hier werden alle Prozesse, Subprozesse, Bereiche oder einzelne Aufgaben getrennt voneinander aufgelistet. Jeder Task bekommt ein eigenes Feld.

Dimension 2: Verantwortlichkeiten – Wer ist für die Durchführung der Aufgaben zuständig? Wer ist verantwortlich? Wer sollte aufgrund seiner Erfahrungen mit einbezogen, wer nur informiert werden?

Hier werden alle beteiligten Stakeholder in ihren Rollen gelistet. Jede Rolle bekommt ebenfalls ein eigenes Feld.

Wie hilft mir RACI in der Praxis?

In der RACI-Matrix werden die beiden Dimensionen dann gegenübergestellt und Tasks und Rollen einander zugeordnet. So erhält jedes Feld der Matrix eine Verantwortlichkeits-Kennzeichnung. Dafür werden zuerst die linken Zeilen der Tabelle mit Aufgaben, Prozessen oder Attributen gefüllt. Den Spalten oben werden die relevanten Rollen zugeordnet. Auch ist es möglich, einzelne Personen oder Bereiche/Abteilungen anzugeben. Die klare Empfehlung ist allerdings, mit Rollen zu arbeiten.

Im letzten Schritt wird jedes Feld der Matrix mit einem Buchstaben (R / A / C / I) bestückt. Dabei sollte pro Task immer nur ein R und ein A benannt werden, um die Verantwortung für Durchführung und Rechenschaft eindeutig zuzuordnen. Für C und I können hingegen mehrere Werte pro Task vergeben werden, da gegebenenfalls jeweils mehr als ein Stakeholder konsultiert oder informiert werden muss.

So entsteht eine Matrix ähnlich dieser Abbildung:

Image

RACI in großen Prozessen schafft Skalierbarkeit und Übersicht

Natürlich wird die Matrix in einem realen Projekt deutlich größer ausfallen – mehr Aufgaben werden zu erledigen sein und gegebenenfalls auch deutlich mehr Rollen mit einbezogen werden müssen. Um die Übersicht in diesen Dimensionen dennoch nicht zu verlieren, bieten sich einfache Tools an, z. B. die Excel Pivot-Tabelle. Diese ist hilfreich, um in der Analyse und im Aufbau zunächst schnell sicherzustellen, dass für jede Zeile eine Definition hinterlegt ist. Später helfen die Funktionen der Tabelle dabei, das Gesamtprojekt je nach Rolle einsehen zu können.

Tipps für Manager

  • Sorgen Sie mit der RACI-Matrix direkt zum Start eines Prozesses oder Projektes für Klarheit bezüglich der Verantwortlichkeiten.
  • Provozieren Sie Diskussionen über Verantwortlichkeiten zu Beginn, um spätere Unklarheiten und Bottlenecks zu vermeiden.
  • Führen Sie Ihrem Team dessen Verantwortlichkeiten vor Augen und sorgen Sie für allzeit einsehbare Zuordnungen.
  • Bleiben Sie offen für Veränderungen der Matrix und kommunizieren Sie diese in Ihrem Team.

Die RACI-Matrix wird einigen Personen zum ersten Mal all ihre Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten aufzeigen. Gleichzeitig wird sichtbar, welchen Aufgaben bisher keine klare Verantwortlichkeit zugeordnet werden konnte. Hier helfen Diskussionen über die Matrix zu Beginn des Projekts, um die Erwartungshaltung der Beteiligten sowie deren Anforderungen klar zu definieren. Weiterhin hilft RACI dabei, eventuelle Überlastung oder Unterforderung zu erkennen. Auch projektübergreifend können Kapazitäten durch die Matrix viel übersichtlicher verteilt und nachvollzogen werden.

Sowohl Bottlenecks als auch Puffer lassen sich schnell erkennen, sodass Schritte zur besseren Auslastungssteuerung vorgenommen werden können und der Prozess so vereinfacht werden kann.

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