Im klassischen Projektmanagement wird über Monate oder gar Jahre in die Zukunft geplant – und auf Basis dieses starren Gerüsts regelmäßig der Fortschritt des Projekts überprüft. Wie gelingt das im agilen Projektmanagement? Das skalierbare agile Framework FAST vereint die Planbarkeit des klassischen Projektmanagements mit der Flexibilität agiler Methoden, messbar koordiniert durch einen festen, verlässlichen Rhythmus.
Wie lässt sich Fortschritt in agilen Projekten messen?
Die Stärke des agilen Projektmanagements mit FAST liegt gerade darin, dass Etappenziele fortlaufend an veränderte Bedingungen und Kundenwünsche angepasst werden können. Wie ist es also möglich, dennoch konsequent den Fortschritt eines Projekts zu messen, damit das große Transformationsziel tatsächlich erreicht wird?
“Auch bei agil gesteuerten Projekten möchte der Kunde genau wissen, wo das Projekt steht. Um die Termin- und Kostenrisiken bei komplexen Großprojekten zu beherrschen, sind bewährte Methoden wie die Earned Value Analyse essenziell.”
Jürgen Richter, Senior Consultant und FAST Product Owner bei der Xtentio GmbH
Im klassischen “Wasserfallmodell” ist die Strategie leicht nachvollziehbar: Ein langfristiges und detailliertes Korsett von Vorgängen und Planzahlen dient als fester Maßstab für die Zielerreichung, den Budgetverbrauch und die Einhaltung von Terminen. Im regelmäßigen Turnus – beispielsweise monatlich – kommen die Steering Committees (zu Deutsch auch Lenkungsausschüsse) zusammen und evaluieren, wie weit das Projekt vorangeschritten ist und ob die Planung eingehalten wurde. Werden die Abweichungen zu groß, muss reagiert und neu geplant werden.
Große Digitalisierungs- und Transformationsprojekte sind jedoch hoch komplex. Man kann sie nicht nach Schema F planen und durchführen. Best Practices, die bei dem einen Unternehmen gut funktioniert haben, können bei einem anderen Unternehmen scheitern und müssen angepasst werden. Mit großen Transformationsprojekten begibt man sich daher immer auf neues Terrain. Damit einher gehen eine Vielzahl von Abhängigkeiten, Unschärfen, Risiken und Unwägbarkeiten, die erst im Projektverlauf sichtbar werden und dann gelöst werden müssen. Eine starre und langfristige Planung kann dieser Art von Projekten nicht gerecht werden und ist eine kaum zu bewältigende Herausforderung für das Projekt- und Programmmanagement.
Agile Vorgehensweisen bergen auf der anderen Seite die Gefahr, die übergeordnete Meilenstein-, Budget- und Rollout-Planung aus den Augen zu verlieren. Im Kleinen kommt man scheinbar schnell voran, aber am Ende verfehlt man die geforderten Ziele. Die agile Projektmethode FAST löst dieses Dilemma mit ihren verschiedenen Planungsebenen:
- der zwei- oder dreiwöchige Sprint (die kleinste Planungs- und Arbeitsebene)
- die Season (das Quartal mit klaren Zielvorgaben, geplant mithilfe des Season Plannings)
- das gesamte Jahr (die Jahresplanung mit den Budgetplänen und Jahreszielen)
Diese Timeboxen sind fix vorgegeben und werden zu Beginn mit Zielen und Aufgaben gefüllt. Durch die verschiedenen Planungsebenen ist daher nicht nur klar, was im nächsten Sprint erledigt werden soll, sondern auch die Quartalsziele sind definiert. Die Jahresplanung enthält wiederum eine klare Vorgabe zu den Meilensteinen, die erreicht werden sollen, und das Budget, welches zur Verfügung steht.
Die verschiedenen Zielvorgaben in den unterschiedlichen Planungsebenen – Sprint, Season und Jahr – sind daher der ideale Rahmen, um in verschiedenen Detaillierungsgraden den Projektfortschritt messen zu können.
Wie gelingen Reporting und Controlling im agilen Projektmanagement?
Mehrjährige Digitalisierungsprogramme und Transformationsprojekte krempeln ganze Organisationen um. Wenn geschäftskritische Prozessketten digitalisiert werden, müssen Hunderte von Mitarbeitern ihre Arbeitsweise ändern, Fachabteilungen werden neu zusammengestellt und weltweite Rollouts müssen organisiert werden.
Terminverzug, Qualitätsmängel und Budgetüberschreitungen können daher enorme Auswirkungen haben und müssen durch ein zuverlässiges Frühwarnsystem rechtzeitig erkannt und verhindert werden können. Zu diesem Frühwarnsystem gehören vor allem
- die detaillierte Fortschrittsmessung, die auf einfach zu messenden KPI basiert,
- ein mehrdimensionales Budget Controlling, das alle Lieferanten und Kostenarten abdeckt,
- ein regelmäßiges Risk Management zur Identifikation und Behebung von Risiken,
- ein transparentes Dependency Management, um die Abhängigkeiten und kritischen Pfade zu erkennen und aufzulösen, und nicht zuletzt
- ein einfaches und übersichtliches Projektreporting, um schnell Entscheidungen herbeiführen zu können.
Die FAST Projektmanagementmethode bietet für große Projekte und Programme das notwendige Messwerkzeug, um diese „Supertanker“ sicher durch die Untiefen des Projektalltags zu steuern. Tools und Methoden aus der agilen Welt sind genauso mit an Bord wie bewährte Standards aus dem klassischen Projektmanagement. Jedes Instrument wird so eingesetzt, dass es auf der entsprechenden Planungsebene die größtmögliche Transparenz schaffen kann, z. B.:
- Sprint Burndown: Diese grafische Darstellung zeigt für jeden Sprint an, welcher Anteil der Arbeit erledigt sein sollte und welcher tatsächlich bewältigt wurde. Sie gibt Übersicht und Insights zur aktuellen Performance der einzelnen Teams.
- Season Objectives and Key Results (OKR): Im Season Planning werden die Ziele und Akzeptanzkriterien aller Value Streams für das Quartal verbindlich festgelegt. Die Zielerreichung kann daher regelmäßig ermittelt und gemessen werden.
- Earned-Value-Analyse: Der Earned Value gibt an, welcher Anteil der vorgegebenen Budgets bereits „verdient“ wurde – welche Lieferobjekte also bereits fertiggestellt wurden. Er wird aus dem Fertigstellungsgrad, den Plankosten und den Ist-Kosten errechnet und ist sehr gut geeignet, schleichende Budget- und Terminabweichungen frühzeitig zu erkennen. Anhand der grafischen Darstellung lässt sich auf einen Blick erfassen, ob die gesetzten Ziele mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen in der festgelegten Zeit erreicht werden können.
Professionelles Controlling und Reporting durch BI-Tools
Nutzen Sie BI-Tools, wie z.B. Microsofts Power BI, zur Auswertung Ihrer Kennzahlen und erleichtern Sie sich damit die Aufbereitung und Aktualisierung der aktuellen KPI in den verschiedenen Dimensionen.
Der übergreifende Rhythmus der FAST-Methode gibt wie ein Herzschlag einen gemeinsamen Takt vor. Das gilt auch für das Controlling. So kann das Management sowohl im 2-Wochen-Takt (Sprint), monatlich, in halben und ganzen Quartalsabständen (Season) oder auch jährlich (Jahresplanung) die Zielerreichung reviewen, messen und bei Planabweichungen eingreifen, falls es nötig ist.
Qualität, Umsetzungswille und mehr: Diese Werte fördert FAST
Kontrolle ist gut, Vertrauen ist besser: Die Arbeit mit FAST etabliert von Beginn an agile Grundwerte und Überzeugungen, die einer herausragenden Performance dienen:
- Alignment: Elemente wie Rhythmus und das Season Planning schaffen einen Gleichklang auf sämtlichen Projektebenen. Dank der fixen Timeboxen entstehen klare Übergabetermine, sodass Abhängigkeiten kein Problem mehr darstellen. Auf diese Weise wird jede Aktivität viel mehr als ein reiner Selbstzweck – sie trägt entscheidend zum gemeinsamen Ziel bei.
- Streben nach Qualität: Viel zu oft werden Aufgaben einfach abgearbeitet, weil sie auf der To-do-Liste stehen – kein Wunder, dass die Motivation darunter leidet. Der klare und volle Fokus auf die aktuelle Aufgabe schaffen Commitment und Sinnempfinden. So wird Qualität zu einer Selbstverständlichkeit statt einer Ergänzung.
- Transparenz: Ziele, Ressourcen und der aktuelle Stand des Projekts sind für alle Beteiligten nachvollziehbar. So kann jeder sich zu jedem Zeitpunkt ein Bild von erledigten, laufenden und geplanten Aufgaben machen.
- Umsetzungswille: Auf dieser Grundlage entstehen Motivation und Zielstrebigkeit, die zu einem größeren Business Value beitragen und den Kundennutzen steigern.
Agile Projekte - 100% zuverlässig?
Mit unserem agilen Projektframework FAST machen wir agile Digitalisierungsprojekte und Transformationsprogramme plan- und beherrschbar.