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FAST pragmatisch umsetzen: Best Practices

Die Theorie von FAST als agiler Projektmanagementmethode hat Sie überzeugt – doch wie sieht es mit der Umsetzung aus? In der Praxis gelingt die Arbeit mit FAST, wenn die gewählten Tools – wie auch FAST selbst – sowohl zentrale Planung als auch individuelle Flexibilität unterstützen. Hier finden Sie wichtige Empfehlungen für die erfolgreiche Einführung unseres skalierbaren agilen Frameworks in Ihrem Projektalltag.

Grundvoraussetzungen für eine gelungene Umsetzung mit FAST

Das skalierbare agile Framework FAST zeichnet sich im Vergleich zu anderen agilen Projektmethoden dadurch aus, dass es die verlässliche Planbarkeit des klassischen Projektmanagements mit den vielen Vorteilen des agilen Arbeitens vereint. Dieses Spannungsfeld müssen auch die gewählten Tools mittragen können: Einerseits braucht es eine zentrale Koordination, die für alle am Projekt Beteiligten zugänglich ist. Zugleich muss diese aber auch größtmögliche Freiheit dafür bieten, innerhalb verschiedener Value Streams unabhängig und zielgerichtet zu arbeiten.

Die neuen Kommunikations- und Dokumentationswege sowie die rhythmischen Planungsaktivitäten ersetzen außerdem die im Wasserfallmodell gängigen regelmäßigen (z. B. monatlichen) Meetings, in denen Beteiligte über den aktuellen Projektstand informiert werden. Daher ist es essenziell, dass die neuen Wege, die FAST nutzt, dennoch Alignment auf den unterschiedlichen Projektebenen schaffen – insbesondere im Hinblick auf die Ziele, die durch das Season Planning vorgegeben werden. Auch das müssen die Tools also leisten können.

Einsatz der Tools auf unterschiedlichen Zeitebenen

Die in dieser Liste vorgestellten Tools sind für die meisten Unternehmen und Projektgruppen gut geeignet. Gern beraten wir Sie aber auch individuell für Ihre Projektsituation!“

Arne Kück, Consultant der Xtentio GmbH

Für alle Tools gilt: In aller Regel wird es einen zentralen Kanal bzw. ein zentrales Board geben, über den bzw. das alle Beteiligten sich einen Überblick über das gesamte Projekt verschaffen können. Hinzu kommen weitere Kanäle bzw. Boards für die jeweiligen Value Streams. Innerhalb dieser können alle Mitglieder eines Value Streams intern kommunizieren bzw. dokumentieren.

Die verschiedenen Timeboxen, welche die Grundlage für den Rhythmus in FAST bilden, werden ebenfalls abgebildet. Für folgende Timeboxen empfehlen sich eigene Kanäle bzw. Boards:

  • Projekt- oder Jahresplanung
  • Season Planning (3-Monats-Planung)
  • Sprint Planning (z. B. 2-Wochen-Planung)

Wie viele Value Streams auf der jeweiligen Zeitebene eingesetzt und dementsprechend auch abgebildet werden, hängt meist direkt von der Projektgröße ab. Grundsätzlich sollte jeder Value Stream in der Lage sein, während der Sprints komplett unabhängig von anderen Value Streams zu arbeiten. Werden während des Season Plannings dennoch Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Streams identifiziert, werden sie in den Sprint Plannings berücksichtigt und aufgelöst.

Unsere Empfehlung: Tools für die Umsetzung von FAST

Die folgenden Tools sind unserer Erfahrung nach gut geeignet für den Einstieg in FAST. Vielfach existieren auch Alternativen von anderen Anbietern. Zögern Sie also nicht, andere Tools auszuprobieren, wenn diese Ihrem Bedarf besser gerecht werden.

Projekt-KommunikationMicrosoft TeamsMicrosoft Teams bietet eine gute Basis für die projektübergreifende Kommunikation auf allen Ebenen. Jeder Value Stream verfügt außerdem über einen eigenen Team-Channel für die interne Kommunikation.
Ziele und Aufgaben AsanaDie Web- und Mobilanwendung Asana eignet sich gut dafür, ein zentrales Jahres-Board zu erstellen, auf dem die Ziele und Aufgaben aller Value Streams gezeigt werden. Zusätzlich sollte für jedes Quartal erneut das zentrale Season-Board erstellt werden. Schließlich erhält jeder Value Stream ein eigenes, aktives Sprint-Board für die tägliche Arbeit.
Task Management für die EntwicklungJiraViele Entwickler sind an die Arbeit mit Jira gewöhnt. Während Jira für andere Nutzer oftmals überfordernd wirkt, spricht nichts dagegen, dass Entwickler im Unternehmen weiterhin mit Jira arbeiten, solange die Fortschritte auch für alle sichtbar in Asana vermerkt werden. Ausnahmen bestätigen allerdings die Regel: Manche unserer Kunden haben Jira auch erfolgreich für die übergreifende Aufgabenverwaltung in großen Transformationsprogrammen eingeführt. Hierzu wurden alle Projektteam-Mitarbeiter vorab geschult.
DokumentationConfluenceFür die ständige Dokumentation und den einfachen Wissensaustausch empfehlen wir Confluence. Es bietet sich ebenfalls an, jedem Value Stream eine Seitenstruktur einzurichten, in der Ziele, Anforderungen, Spezifikationen und andere Arbeitsergebnisse dokumentiert werden. Für einen transparenten Informationsaustausch müssen diese Seiten für alle Projektmitarbeiter einsehbar sein. Übergreifende Projektinformationen werden ebenfalls zentral in Confluence dokumentiert, beispielsweise die langfristige Roadmap, die Jahresziele, das Projektglossar, Steckbriefe für Teilprojekte, Rollen- und Verantwortlichkeiten und nicht zuletzt die Ergebnisse und Protokolle aller Projektmeetings und -workshops.
Planungsmeetings und WorkshopsMiroNutzen Sie Miro als digitales Whiteboard, um bei Remote-Meetings alle Beteiligten einzubeziehen. Miro ermöglicht die Zusammenarbeit auch in größeren Gruppen. Auch hier gilt wieder: Stellen Sie mindestens ein Season-Board und pro Value Stream ein Sprint-Board zur Verfügung, je nach Situation auch ein Jahres-Board. Die einzelnen Miro-Boards können per Links aus Confluence heraus aufgerufen werden, sodass die wertvolle Ideensammlung und Planung nicht verloren gehen. Darüber hinaus ist ein digitales Whiteboard ein „Must-have“ für jeden Workshop, wenn es darum geht, in einem größeren Kreis Anforderungen und Konzepte zu erarbeiten und zu visualisieren. Das gilt vor allem für Prozessworkshops.

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